Nutzungsrichtlinie für betriebliche Apple-Geräte der AIYA Europe GmbH

Diese Richtlinie gilt für alle Beschäftigten der AIYA Europe GmbH, die ein betriebliches Apple-Gerät (Mac, iPhone oder iPad) nutzen. Sie regelt die Nutzung, die Sicherheit und die erlaubte private Nutzung. Welche Daten dabei verarbeitet werden, erklärt die MDM-Datenschutzinformation für Beschäftigte der AIYA Europe GmbH.

1. Eigentum und Verwaltung

• Das Gerät ist ein Firmengerät. Es bleibt Eigentum der AIYA Europe GmbH und wird Ihnen für Ihre Arbeit überlassen.
• Es ist bei Apple Business registriert und wird mit Microsoft Intune verwaltet. Die Verwaltung beginnt automatisch bei der Ersteinrichtung und kann von Ihnen nicht entfernt werden.
• Die IT darf Einstellungen, Sicherheitsregeln und Firmen-Apps installieren, ändern und entfernen.
• Verboten ist, die Verwaltung zu umgehen, das Gerät zu „jailbreaken“ oder Sicherheitsfunktionen abzuschalten.

2. Erlaubte private Nutzung

Erlaubt ist, das Gerät auch privat zu nutzen:

• mit Ihrem eigenen Apple Account und Ihrer privaten iCloud
• mit Apps, die Sie selbst aus dem App Store laden
• mit Ihren privaten Fotos, Nachrichten und Dateien

Wichtig zu wissen:

• Kein getrennter Privatbereich: Anders als bei manchen Android-Geräten gibt es auf iPhone und iPad keinen getrennten Privatbereich. Private Apps und Firmen-Apps liegen auf demselben Gerät; getrennt werden die Daten über die Regeln in Abschnitt 5.
• Freiwillig: Die private Nutzung ist freiwillig. Die Kosten privater App-Käufe und Abos tragen Sie selbst.
• Gerätecode: Überlassen Sie das Gerät nicht dauerhaft anderen Personen und geben Sie Ihren Gerätecode nicht weiter.

3. Apps

• Standard-Apps stellt die IT automatisch bereit. Auf dem Mac sind das derzeit das Unternehmensportal (Company Portal), die Microsoft-365-Apps und Microsoft Edge. Die Standard-Apps für iPhone und iPad werden vor deren Ausgabe bekannt gegeben.
• Optionale Firmen-Apps installieren Sie bei Bedarf selbst über das Unternehmensportal.
• Abteilungs-Apps: Apps für bestimmte Abteilungen werden nur nach Freigabe und nur für die jeweilige Gruppe bereitgestellt.
• Eigene Apps: Sie dürfen auf Mac, iPhone und iPad selbst Apps aus dem App Store installieren. Es gibt keine allgemeine Liste erlaubter Apps.
• Risiko-Apps: Einzelne Apps mit nachweisbarem Sicherheitsrisiko kann die IT als unsicher einstufen. Ihr Gerät gilt dann als nicht konform; die IT informiert Sie.
• Mac:
  • Ihr Benutzerkonto ist ein Standardkonto ohne Administratorrechte.
  • Administrative Aufgaben übernimmt die IT über ein gesichertes Administratorkonto.
  • Software, die Administratorrechte braucht, erhalten Sie über das Unternehmensportal oder die IT.

4. Anmeldung und Sicherheit

• Anmeldung: Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-Konto der AIYA Europe GmbH an, beim Mac auch an Ihrem Benutzerkonto (Platform SSO). Halten Sie Ihre Anmeldedaten und Ihre zweiten Faktoren geheim.
• iPhone und iPad:
  • Ein Gerätecode mit mindestens 6 Ziffern ist Pflicht; einfache Folgen sind nicht zulässig.
  • Das Gerät sperrt sich spätestens nach 5 Minuten.
• Mac: Die Festplattenverschlüsselung (FileVault) wird bei der Einrichtung aktiviert und darf nicht abgeschaltet werden.
• Updates: Installieren Sie Updates von Betriebssystem und Apps zeitnah. Geräte unterhalb der von der IT vorgegebenen Mindestversion gelten als nicht konform.
• Sicherheitsfunktionen: Schalten Sie Sicherheitsfunktionen nicht ab und umgehen Sie sie nicht.

5. Umgang mit Firmendaten

• Bearbeiten und speichern Sie Firmendaten nur in Firmen-Apps (z. B. Outlook, Teams, OneDrive, Microsoft-365-Apps, Edge) und in den Firmenablagen (OneDrive, SharePoint, Teams).
• Kopieren Sie Firmendaten nicht in private Apps, private Cloud-Speicher oder private E-Mail-Konten.
• iPhone und iPad: Folgende Regeln sind technisch konfiguriert:
  • Firmendokumente lassen sich nicht in privaten Apps öffnen.
  • Kopiertes aus Firmen-Apps lässt sich nur in Firmen-Apps einfügen.
  • AirDrop gilt als privat.
  • Daten verwalteter Apps werden nicht mit iCloud synchronisiert.

  Diese Regeln werden vor der Ausgabe an Beschäftigte auf Testgeräten praktisch geprüft.

• Mac: Hier gibt es keine vergleichbare technische Trennung. Die Regel gilt dort organisatorisch.
• Meldepflicht: Melden Sie versehentlich weitergegebene oder verlorene Firmendaten sofort.

6. Private Daten und Datensicherung

• Für Ihre privaten Daten sind Sie selbst verantwortlich. Eine Sicherung in Ihrer privaten iCloud ist erlaubt.
• Das Unternehmen sichert keine privaten Daten und stellt sie nach einer Löschung nicht wieder her.

7. Verlust und Diebstahl

1. Melden Sie Verlust oder Diebstahl sofort an AIYA Device Support: mdm@aiya-europe.com.
2. Ihre Angaben: Teilen Sie mit, wann und wo das Gerät verloren ging und ob es gesperrt war.
3. Maßnahmen der IT:
   • iPhone oder iPad: Verlustmodus mit Nachricht und Rückrufnummer
   • Mac: Sperre
   • Ortung nur bei iPhone und iPad im Verlustmodus
   • Fernlöschung, wenn keine Aussicht auf Wiederbeschaffung besteht oder ein hohes Risiko für Firmendaten
4. Polizei: Einen Diebstahl zeigen Sie zusätzlich bei der Polizei an.

8. Fernaktionen: Grenzen und Verfahren

• Protokoll: Jede Fernaktion wird in Intune protokolliert und von der IT dokumentiert.
• Keine Überwachung: Eine regelmäßige Ortung oder Überwachung findet nicht statt.
• Fehleingaben: Die IT stellt keine automatische Löschung nach falschen Eingaben des Gerätecodes ein.

9. „Wo ist?“ und privater Apple Account

• Sie dürfen „Wo ist?“ mit Ihrem privaten Apple Account nutzen.
• Schalten Sie „Wo ist?“ vor Rückgabe, Reparatur oder Austausch aus und melden Sie sich von Ihrem Apple Account ab. Sonst können sich Reparatur oder Neuausgabe verzögern.

10. Rückgabe und Austritt

1. Sichern Sie Ihre privaten Daten.
2. Abmelden: Melden Sie sich von Ihrem Apple Account ab und schalten Sie „Wo ist?“ aus.
3. Zurückgeben: Geben Sie das Gerät mit Zubehör an die IT zurück.
4. Zurücksetzen: Die IT setzt das Gerät zurück; danach kann es neu ausgegeben werden.

11. Datenschutz

Was die IT sieht:

• Namen und Versionen aller installierten Apps, auch privater
• nicht die Inhalte Ihrer Nachrichten, Fotos oder Dokumente

Weitere Grenzen:

• Ortung: nur im Verlustmodus.
• Fernlöschung: Ein Zurücksetzen löscht auch private Daten.

Einzelheiten stehen in der MDM-Datenschutzinformation für Beschäftigte der AIYA Europe GmbH: https://mdm.aiya-europe.com/datenschutz/aiya/

12. Kontakt

• IT-Support (AIYA Device Support): mdm@aiya-europe.com
• Datenschutz:
  • AIYA Europe GmbH: info@aiya-europe.com
  • Datenschutzbeauftragter DataCo GmbH (DataGuard): datenschutz@dataguard.de

13. Geltung und Kenntnisnahme

• Diese Richtlinie gilt ab der Ausgabe eines verwalteten Geräts.
• Bei der Ausgabe bestätigen Sie, dass Sie sie zur Kenntnis genommen haben. Die Bestätigung ist keine datenschutzrechtliche Einwilligung.
• Gesetzliche Beteiligungsrechte einer Arbeitnehmervertretung bleiben unberührt.
• Wesentliche Änderungen werden vorab mitgeteilt.